制度體系是企業(yè)管理體系中的重要一環(huán)。從企業(yè)發(fā)展的角度來(lái)看，系統完善的制度體系是一個(gè)公司健康有序發(fā)展的護航艦。尤其是在大型集團型企業(yè)，上市公司等具有一定規模及以上的企業(yè)，制度之于企業(yè)業(yè)務(wù)運行的規范與約束作用更為明顯。
而且，隨著(zhù)“依法治企”理念的普及與在企業(yè)的日漸深入，企業(yè)管理者越來(lái)越重視制度在企業(yè)發(fā)展中的牽引作用，制度體系建設的訴求在近年來(lái)成為企業(yè)咨詢(xún)項目的主要方向之一。為此，筆者結合漢哲咨詢(xún)所服務(wù)過(guò)的諸多制度類(lèi)項目經(jīng)驗，總結了“制度體系建設推進(jìn)十步法”，并推薦給大家，希望為各企業(yè)制度體系建設提供具有價(jià)值的參考建議。
需要說(shuō)明的是，企業(yè)穩定的組織架構體系是進(jìn)行制度體系建設的前提。如果一個(gè)企業(yè)的組織架構在不停的發(fā)生變化，必然會(huì )帶來(lái)職責在各部門(mén)之間的調整，進(jìn)而影響業(yè)務(wù)分工、權限安排，甚至影響到業(yè)務(wù)的具體運作流程，進(jìn)而導致制度難以固化與穩定，不能起到指導、規范或約束業(yè)務(wù)發(fā)展的作用。
一、 建立制度體系建設的組織體系
企業(yè)的制度體系建設是一項系統性工程。要推進(jìn)制度體系建設從策劃、準備、實(shí)施、發(fā)布到落地的全過(guò)程管理，必須要有完善的組織體系去推動(dòng)與制度建設相關(guān)的各責任主體以及各部門(mén)去執行工作，以作為建設過(guò)程中的組織保障。一般而言，推進(jìn)的組織體系可分為三個(gè)層次，第一層次為體系建設的領(lǐng)導小組，主要包括企業(yè)的總經(jīng)理，副總經(jīng)理等領(lǐng)導班子成員；第二層次為體系建設工作小組，主要包括分管業(yè)務(wù)工作副總，各部門(mén)負責人；第三層次為體系建設的執行人員，主要為各部門(mén)制度體系建設的對接人員與制度編撰執筆者。這三個(gè)層次共同構成了制度體系建設的組織保障體系。
二、 對現有制度進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)與評估
摸清制度現狀是制度體系建設的前提。制度盤(pán)點(diǎn)與評估一般包括兩個(gè)層面，即制度整體層面與制度單體層面。就制度整體層面而言，制度的系統性、完整性、規范性是首先要評估的要素，而且重點(diǎn)應發(fā)現制度之于目前業(yè)務(wù)范疇、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的覆蓋性，避免出現制度遺漏、交叉等情況；而就制度單體層面而言，應重點(diǎn)發(fā)現制度之于業(yè)務(wù)管理的職責分工是否明確、管理邏輯是否清晰、風(fēng)險防控是否到位等方面的問(wèn)題，還包括制度合理性與執行效率、內部是否交叉、文字是否標準規范、更新是否及時(shí)、發(fā)布與宣貫是否到位等。
三、 理順各部門(mén)職責分工
制度是對業(yè)務(wù)管理的映射反映。從這一角度來(lái)看，在現代企業(yè)大分工的背景下，業(yè)務(wù)管理需要各部門(mén)的協(xié)同運作。為此，各部門(mén)必須要理清自身的職責分工，明確在業(yè)務(wù)管理中的定位，以及應該承擔的責任。只要明確了各部門(mén)職責分工，才能有效推動(dòng)各部門(mén)在業(yè)務(wù)管理中的協(xié)作與分工。
四、 明確核心業(yè)務(wù)流程的管控權限
為了更好的對業(yè)務(wù)的管理邊界進(jìn)行界定與管控，就公司的核心業(yè)務(wù)，比如營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)、采購、生產(chǎn)等，應該在各部門(mén)職責分工基礎上，將該項業(yè)務(wù)的管控權限梳理清晰，以便后期將其固化在制度文本中。常見(jiàn)的制度管控權限包括業(yè)務(wù)的建議權、申請權、審核權、審批權、監督權等。理順管控權限既是避免了各相關(guān)主題的責任不清，又解決了分層決策問(wèn)題，為推動(dòng)業(yè)務(wù)的順利推進(jìn)提供了有效支撐。
五、 開(kāi)展外部單位對標工作
制度體系建設不僅要向內看，而且要向外看。什么意思呢？就是在制度體系建設過(guò)程中，要選擇與本企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)相似，規模相當的企業(yè)，然后挖掘相關(guān)資源查找其管理相關(guān)的制度文件，并進(jìn)行研究，以此作為制度體系建設的外部參考資料。行業(yè)或企業(yè)的最佳實(shí)踐案例往往能夠啟發(fā)出新的思路，起到“他山之石”的良好作用。
六、 建立制度體系的框架
在完成以上工作后，尚不能直接開(kāi)展制度文件的編寫(xiě)工作，而是要建立制度體系建設的框架。制度框架之于制度體系建設是制度編寫(xiě)的綱領(lǐng)性文件。通常，制度框架必須要建立分層分類(lèi)的體系，即要形成涵蓋戰略管理、經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、供應鏈管理、財務(wù)管理、人力管理、行政綜合管理等覆蓋企業(yè)發(fā)展的各類(lèi)不同業(yè)務(wù)條線(xiàn)，又要能區分公司層面、部門(mén)層面、車(chē)間層面等不同的層級，確保企業(yè)的各項業(yè)務(wù)管理活動(dòng)都能在制度框架中找到與之相應的制度文件，從而為制度編寫(xiě)提供支撐。
七、 形成統一規范的制度模板
作為企業(yè)的規范性文件，制度必須要保證其形式上的規范性與統一性，這在一定程度上也反映了制度的嚴肅性。通常而言，制度模板具有章節題結構與程序文件性結構等兩種主要形式，而且在文本方面，要對制度的字體、字號、行間距、表格、附注等進(jìn)行規范。制度編寫(xiě)前，制度體系建設的組織部門(mén)必須要對各責任部門(mén)進(jìn)行明確，以確保制度整體形式上的統一。
八、 開(kāi)展制度編寫(xiě)工作
在正式啟動(dòng)制度編寫(xiě)工作之前，建議企業(yè)組織各責任部門(mén)的制度編寫(xiě)人員對制度編寫(xiě)的主要要點(diǎn)及注意事項進(jìn)行培訓。由各部門(mén)選擇熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)運作方式，并且文筆能力較好的人員參與到制度編寫(xiě)過(guò)程中。在編寫(xiě)時(shí)，應明確制度涉及業(yè)務(wù)在各部門(mén)之間的職責分工，規定管理活動(dòng)涉及的核心內容和應達到的要求，采取的措施和方法，明確每個(gè)過(guò)程中各項工作由誰(shuí)干、干什么、干到什么程度、何時(shí)干、怎么干以及為達到要求應該如何進(jìn)行控制，并注明需要注意的任何例外和特殊情況，必要時(shí)可以輔以程序或者流程圖。
九、 組織已編制制度的評估工作
針對已完成編制的制度文件，應進(jìn)行制度合理性的評估工作。各制度編寫(xiě)的主責部門(mén)應重點(diǎn)篩查跨部門(mén)、跨職能，涉及組織的上下游業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)的制度，并及時(shí)邀請各相關(guān)部門(mén)對制度的合理性進(jìn)行聯(lián)席評估。評估的過(guò)程，即是各部門(mén)對業(yè)務(wù)的重新認知和再梳理，同時(shí)，也是也是針對制度內容進(jìn)行初步宣貫，達成協(xié)作共識的過(guò)程。針對各部門(mén)提供的反饋意見(jiàn)，各制度編寫(xiě)的主責部門(mén)應該與各部門(mén)進(jìn)行溝通，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)在各部門(mén)分工的合理性，以及后期的執行效率與可落地性，并據此進(jìn)行完善修訂，直至各部門(mén)，并最終通過(guò)公司領(lǐng)導的審閱。
筆者結合項目經(jīng)驗，從系統性、規范性、協(xié)同性、先進(jìn)性及可操作性等五大維度總結了如下制度評估模型，進(jìn)而為制度評估提供了有效工具。
十、 制度發(fā)布與宣貫
制度文件在各部門(mén)達成一致意見(jiàn)，并經(jīng)領(lǐng)導審閱批準后，應及時(shí)組織制度的發(fā)布與宣貫工作。企業(yè)應采取有效措施對已發(fā)布的制度進(jìn)行宣傳，使與制度實(shí)施有關(guān)的部門(mén)和人員能夠掌握、了解規章制度內容，確保制度的貫徹執行。
制度文件發(fā)布后即進(jìn)入到試運行階段。在該階段，制度體系牽頭部門(mén)應及時(shí)收集制度運行過(guò)程中出現的問(wèn)題，并做好記錄匯總，并將意見(jiàn)反饋給相關(guān)部門(mén)和公司領(lǐng)導，以為制度的滾動(dòng)修訂工作提供支撐。
企業(yè)開(kāi)展制度體系建設工作，絕非簡(jiǎn)單的編寫(xiě)制度這樣簡(jiǎn)單，涉及到大量的策劃與準備工作，要把這項工作做精做細，且能夠為業(yè)務(wù)運轉提供足夠的支撐作用，就要發(fā)揮“磨刀不誤砍柴工”的精神，踏實(shí)做好上述的前六個(gè)階段，為制度的具體編寫(xiě)工作打下堅實(shí)基礎。
作者：漢哲管理咨詢(xún) 王明超
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