對于制度內容體系的評估,建立在對企業(yè)所有單體制度進(jìn)行評估和分析的基礎之上,具體包括三個(gè)層面的工作:首先,對每一個(gè)單體制度從規范性、可操作性等方面的多個(gè)維度進(jìn)行評價(jià);其次,在單體評估的基礎上,對某項職能的制度集合進(jìn)行評估,重點(diǎn)評估制度與職能之間的適配性、覆蓋性等;第三,在單體、職能制度評估的基礎上,對公司的總體制度進(jìn)行綜合性評價(jià)。
一、制度內容體系評估的方向
制度內容評估模型,具體包括四個(gè)評價(jià)方向:
(1)對于制度內容科學(xué)性、合理性、完整性的評估
本方向的評估重點(diǎn)包括:制度內容是否體現管理的科學(xué)性,是否與企業(yè)的現狀相適應,是否與企業(yè)文化相符合;是否以國家的法律、法規為基礎,無(wú)與其相違背的情況;制度體系是否健全,制度在縱向的深度和橫向的廣度方面是否足夠,是否存在“盲點(diǎn)”或“盲區”,等等。
(2)對于制度內容系統性的評估
本方向的評估重點(diǎn)包括:制度體系文件的層次是否清晰;各項制度之間是否出現矛盾的情況,制度之間的配套性、關(guān)聯(lián)度是否足夠,接口是否清晰;整個(gè)制度體系是否缺少必要的程序性、支持性文件(如:作業(yè)標準、作業(yè)指導書(shū)、崗位操作手冊,等等)。
(3)對于制度內容規范性的評估
本方向的評估重點(diǎn)包括:制度文件的編制(如體裁、格式)是否規范,是否符合科學(xué)原理原則,是否充分考慮到企業(yè)各項經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的發(fā)展特點(diǎn)與客觀(guān)規律;制度管理方面,是否有明確的權責劃分及度量考核指標,檢查考核措施是否完善,等等。
(4)對于制度內容可操作性的評估
本方向的評估重點(diǎn)包括:制度內容是否有針對性,是否有較強的可執行性,在解決問(wèn)題的具體規定和措施上是否全面,對實(shí)際工作是否有指導意義;制度中涉及的定義和范圍等,用詞是否過(guò)于寬泛,是否存在歧義,等等。
二、制度內容評估模型的建立
根據《制度內容評估模型》,通常應分別對制度整體(全體制度)、制度集合(部門(mén)制度)和制度單體(單體制度)三個(gè)層面進(jìn)行評價(jià),每個(gè)層面均從制度的完整性、系統性、規范性和可操作性四個(gè)指標進(jìn)行評價(jià),依據對應的評估標準(內容)和評分方法進(jìn)行打分,每個(gè)層面滿(mǎn)分100分,指標的權重由該指標在本層面制度管理中的重要性決定,指標的得分,由專(zhuān)家打分及針對制度的評審、分析和統計確定。
以下為某企業(yè)制度內容評價(jià)模型的樣例:
四、制度內容體系評估的操作
(1)對于制度單體的評價(jià)
對于制度單體的評價(jià),在制度數量小于100個(gè)的時(shí)候采取全面抽樣方式;在制度數量大于100個(gè)的情況下按照一定的比例抽取,一般不少于30%,
單體制度的評價(jià)指標,主要是“規范性”和“可操作性”兩個(gè),每個(gè)指標之下又有若干個(gè)二級指標,如附表所示:
表2:?jiǎn)误w制度規范性評價(jià)中常用二級指標
表3: 單體制度可操作性評價(jià)中常用二級指標
對于單體制度的評價(jià),是對抽樣的制度根據每個(gè)二級指標逐一進(jìn)行評價(jià),然后取各抽樣單體制度得分的平均值,作為企業(yè)單體制度內容評價(jià)的總得分。
(2)對于制度集合的評價(jià)
所謂制度集合,是參照職能模塊或常規企業(yè)的制度模塊劃分的制度的集合體,一般來(lái)說(shuō),制度集合與企業(yè)的某項關(guān)鍵職能具有對應關(guān)系。對于制度集合的評價(jià),一般采取全抽樣的方式。制度集合的評價(jià)指標包括“完整性”、“系統性”、“規范性”、“可操作性”四個(gè)指標。
五、評估結果及優(yōu)化建議
(1)在分別對單體制度、制度集合、制度整體的內容進(jìn)行評分的基礎上,可以得到一個(gè)組織的制度內容的整體評價(jià)結果。
(2)根據評價(jià)結果,提出優(yōu)化建議
企業(yè)處于不同的發(fā)展時(shí)期,所對應的制度體系也處于不同的階段,總體上分為簡(jiǎn)易期、積累期、系統期、優(yōu)化期、常青期五個(gè)時(shí)期,不同時(shí)期的制度具有不同的特點(diǎn):
簡(jiǎn)易期的制度,根據企業(yè)需要制訂和使用,無(wú)系統考慮,一般由行政部門(mén)負責管理;
積累期的制度,隨著(zhù)企業(yè)業(yè)務(wù)規模的擴大和復雜化,制度數量劇增,此時(shí),一般有專(zhuān)門(mén)的管理人員和機構負責管理;
系統期的制度,基于職能框架,有制度管理機構,制度程序和內容相對規范;
優(yōu)化期的制度,這時(shí)企業(yè)已經(jīng)達到一定規模,制度眾多,出現若干管理上的問(wèn)題,需要通過(guò)BPI、BPR、信息化等方式進(jìn)行優(yōu)化;
常青期的制度,制度管理找到了合適的方法和程序,制度相對完備,并且簡(jiǎn)單和實(shí)用。
根據對制度內容的評分,結合企業(yè)所處的發(fā)展階段,可以形成最終的評估意見(jiàn),并提出相應的改進(jìn)與優(yōu)化建議。