企業(yè)制度制訂的過(guò)程，是總結歷史、固化知識、借鑒外部先進(jìn)經(jīng)驗的過(guò)程，是探索管理方法，提高企業(yè)管理水平的過(guò)程。因此，企業(yè)管理制度的制定，不是依據某個(gè)人的管理意向進(jìn)行編纂的過(guò)程，而是領(lǐng)導與員工齊心協(xié)力、反復研究、達成共識的過(guò)程，是從實(shí)踐中來(lái)，到實(shí)踐中去，發(fā)動(dòng)員工進(jìn)行自我教育、參與企業(yè)民主管理、不斷提高自身素質(zhì)的過(guò)程。
一、制度的編寫(xiě)要求
作為企業(yè)管理的基礎性文件，制度的編寫(xiě)有其特定的要求，主要體現在以下五個(gè)方面：
（1） 形式規范，清晰易讀，表意清楚。
從形式方面，制度的行文形式必須規范，使得使用者簡(jiǎn)單易讀，在制度的意圖表達方面，必須清晰，能夠使讀者立刻明白，制度要求什么如何做，誰(shuí)來(lái)做，而沒(méi)有疑義。
（2） 開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，文字準確，語(yǔ)言簡(jiǎn)練。
從敘述風(fēng)格上，制度文本應當充分考慮閱讀者的接受和理解能力，簡(jiǎn)潔明了，不繞彎子，不用晦澀難懂的言語(yǔ)， 可能的話(huà)，篇幅應盡量短。制度的文字要準確、規范、嚴格，避免采用修飾性的、語(yǔ)義模糊的語(yǔ)句。關(guān)鍵詞要符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、適用習慣和國家有關(guān)規定。
（3） 邏輯嚴密，考慮周全，不留死角。
從行文邏輯上，制度文本的邏輯應當嚴密，不應存在前后重復、邏輯顛倒的情況，同時(shí)，在對工作內容與工作流程進(jìn)行描述的時(shí)候，要求盡量考慮周全，做到“橫向到邊，縱向到底”，盡量將所有可能的情況考慮清楚，給出明確的處理方案。
（4） 主體明確，流程合理，權責清晰。
從可操作性方面，必須對事項的執行主體作出明確規定，并明確制度執行各環(huán)節主體的權責，必須就事項的流程進(jìn)行清晰的界定，既要考慮工作效率，又要考慮有效控制，同時(shí)，重點(diǎn)工作要明確落實(shí)到部門(mén)或崗位。
（5） 行文穩健，樸實(shí)無(wú)華，文字洗練。
從制度的文風(fēng)方面，要求行文穩健、樸實(shí)，不用華麗的、帶有感情色彩的文學(xué)語(yǔ)言，文字的前后風(fēng)格要保持一致，文字宜精煉、準確，不用含糊的語(yǔ)句和表述。
二、制度的編寫(xiě)與實(shí)施程序
一般來(lái)說(shuō)，一項制度從起草、編寫(xiě)到實(shí)施的完整程序，包括十個(gè)步驟，即：調查研究—分析設計—起草—討論—修改—會(huì )簽—審定—頒布及試行—修訂—推動(dòng)執行。
步驟一：調查研究
在制定一項制度之前，需要開(kāi)展基本的調查研究工作，其主要內容包括：
（1） 了解國家、行業(yè)的法律、法規、政策，了解上級組織的有關(guān)規定。由于企業(yè)的很多制度涉及到遵守國家法律法規以及行業(yè)政策的問(wèn)題，以及符合上級單位要求的問(wèn)題，在制度設計之前，對這些方面的約束條件進(jìn)行必要的研究，可以避免走彎路以及制度設計上出現大的問(wèn)題。
（2） 了解本企業(yè)的制度、文件及執行情況。通過(guò)研讀歷史資料，熟悉、了解本企業(yè)既往在此方面的規定、制度，以及在制度執行方面面臨的問(wèn)題，如此，才能對本次制度的設計做到心中有數，制訂出的制度才能更加契合本企業(yè)的需要。
（3） 了解設計意圖。通過(guò)與企業(yè)負責人以及本項制度建設的發(fā)起人、發(fā)起部門(mén)交流，了解本制度設計的意圖和目標，是確保制度設計符合管理需要的重要環(huán)節。
（4） 與制度的執行人員進(jìn)行溝通。在一線(xiàn)從事實(shí)際工作的人員，特別是從事該項工作時(shí)間較長(cháng)、富有經(jīng)驗或成績(jì)顯著(zhù)的人員，他們對本專(zhuān)業(yè)工作情況了解最深，對應該怎么做、如何能做好具有更為實(shí)戰的判斷力，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，了解他們的經(jīng)驗和教訓，對于制度制訂的可操作性，具有實(shí)際的指導意義。
（5） 學(xué)習同行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗。在制度制訂之前，如有機會(huì )能夠與同業(yè)或標桿企業(yè)交流，參考其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，借鑒其實(shí)踐上卓有成效的操作程序和經(jīng)驗，不但能完善本企業(yè)的制度，還能對管理水平的提升大有裨益。但也應注意，成功企業(yè)的經(jīng)驗往往只能作為借鑒，還要結合企業(yè)的實(shí)際，有針對性地消化吸收，不能盲目照抄。
步驟二：分析設計
在充分調查研究的基礎上，需要對資料進(jìn)行分析，對制度的框架進(jìn)行系統設計，設計的過(guò)程中，要認真思考如下五個(gè)問(wèn)題：
（1） 設計目標（為什么要起草這項制度？）
（2） 影響范圍（這項制度應當實(shí)施到怎樣的范圍，為什么？）
（3） 職責分工（誰(shuí)與此制度有關(guān)，各自應當做什么？）
（4） 執行程序（應當怎么干？）
（5） 控制活動(dòng)（如何確保工作程序按照既定設計開(kāi)展？）
（6） 考核獎懲（怎樣算干好？干好干不好結果怎么？）
步驟三：起草
基于調研及分析設計，進(jìn)行制度的起草工作，起草的過(guò)程中要注意：
（1） 采用本企業(yè)規章制度的撰寫(xiě)框架與格式；
（2） 形式、風(fēng)格、文風(fēng)方面，符合前一章節所述的制度編寫(xiě)要求；
（3） 對于尚不確定的職責權限、流程、考核機制等，可以先按照起草人的理解提出一個(gè)初步方案，或同時(shí)提出2-3個(gè)備選方案，在文中注明，供后續討論確定。
（4） 制度起草所參照的法律法規、政策文件，應在文中注明，并以附件的方式留存，以備討論。
步驟四：討論及征求意見(jiàn)
制度初稿起草完成之后，起草部門(mén)需組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行第一輪討論，討論內容包括：
（1） 制度方案是否符合設計的初衷？
（2） 制度的內容框架是否全面？
（3） 職責權限的分配是否合理、明確？
（4） 制度內容和流程是否科學(xué)合理、具有操作性？
（5） 制度的檢查與考核是否客觀(guān)、有效？
（6） 本制度與其他制度是否存在沖突，沖突點(diǎn)在哪里？
（7） 制度實(shí)際執行中，可能面臨的問(wèn)題和挑戰是什么？
在第一輪討論之后，一般會(huì )呈交公司管理層聽(tīng)取意見(jiàn)。
步驟五：修改
針對討論及征求意見(jiàn)的結果，由制度起草部門(mén)對制度初稿進(jìn)行修改。
步驟六：會(huì )簽
制度初稿完成后，由制度起草部門(mén)負責組織各相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導進(jìn)行會(huì )簽。各部門(mén)領(lǐng)導需認真研讀，出具會(huì )簽意見(jiàn)。會(huì )簽工作一般應在約定的數個(gè)工作日內完成，特殊情況需延長(cháng)時(shí)間的，需向主辦部門(mén)說(shuō)明?？偨?jīng)理具有會(huì )簽文件的最終定奪權，在文件會(huì )簽表上標注最終意見(jiàn)。
步驟七：審定
制度會(huì )簽完成后，如制度等級有要求，還要由制度起草部門(mén)根據權限上報總經(jīng)理辦公會(huì )或董事會(huì )進(jìn)行最后的審定。審定工作將確定制度的頒布日期、試行日期及解釋單位。
步驟八：頒布及試行
制度審定完畢，按照既定的程序和要求，由制度主管部門(mén)負責發(fā)布，發(fā)布的規范如第三章第三節《制度發(fā)布的規范性要求》所示。
制度的試行，主要適用于那些被認為在進(jìn)行一個(gè)階段的實(shí)踐之后有可能進(jìn)行修改或修訂的制度。通常，試行的制度需要在標題中加注稿本標記，一般是在文種后用括號注明“試行”字樣。
在試行期間，制度具有正式的法定效力。
步驟九：修訂
制度的修訂有三種情況：
（1）在制度試行期間，通過(guò)定期和不定期的審查，以及發(fā)起者、使用者、監督者的信息反饋，可能會(huì )發(fā)現制度中存在一定的問(wèn)題，需要進(jìn)行修訂；
（2）制度頒布且運行了一段時(shí)間之后，業(yè)務(wù)背景、組織架構、人員等與當時(shí)制度頒布的環(huán)境已經(jīng)相去甚遠，制度的適用環(huán)境已經(jīng)不再，需要進(jìn)行修訂；
（3）大規模的戰略調整、組織調整、流程調整之后，整個(gè)制度體系已經(jīng)不適應于當前的情況，需要進(jìn)行大范圍的修訂。
對規章制度進(jìn)行修訂的程序，視其情況不同，類(lèi)似或等同于制度制訂的過(guò)程，簡(jiǎn)單概括，修訂程序如下：
（1） 收集發(fā)起部門(mén)意見(jiàn)、國家行業(yè)法規、員工建議等信息；
（2） 對擬修訂的內容進(jìn)行修訂，形成制度修訂草案；
（3） 針對草案組織相關(guān)部門(mén)討論，員工討論，聽(tīng)取領(lǐng)導意見(jiàn)，進(jìn)行梳理、歸類(lèi)和總結；
（4） 對草案進(jìn)行修改；
（5） 領(lǐng)導會(huì )簽及上報總經(jīng)理辦公會(huì )或董事會(huì )；
（6） 定稿及發(fā)布。
步驟十：推動(dòng)執行
制度執行過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )出現執行力差、監督落實(shí)不到位等問(wèn)題。為了避免制度流于形式，應從以下幾個(gè)方面做起：
（1） 發(fā)揮主管領(lǐng)導在制度執行中的以身作則作用；
（2） 營(yíng)造執行文化，提高全員的制度執行意識；
（3） 不斷修訂、優(yōu)化和調整制度與程序，始終保持良好的適用性；
（4） 建立監督、考核與責任追究機制，保障制度的有效執行。
三、制度編寫(xiě)中的常見(jiàn)問(wèn)題
在制度編寫(xiě)時(shí)，應注意避免以下七種情況：
第一，草率從事：為了應付上級要求，草草制定出一份管理規章，不向企業(yè)員工宣布，當然更談不上執行；
第二，前后沖突：制度條文與現行政策、法規相抵觸，且無(wú)明確的解釋和說(shuō)明；
第三，違背常理：制度規定過(guò)于嚴苛，懲罰措施過(guò)重，容易導致員工抗拒心理，反而有礙制度的執行；
第四，自相矛盾：同一制度前后條文互不銜接、自相矛盾，讓人無(wú)所適從。
其五，詞不達意：咬文嚼字，文字冗長(cháng)，語(yǔ)言生硬，表意不清，令人難以領(lǐng)會(huì )。
其六，舍本逐末：大量無(wú)關(guān)緊要的條文降低了重要條文的分量，細枝末節過(guò)多，不便記憶，影響管理制度的宣貫執行。
其七，尺度失當：條文過(guò)寬，起不到約束作用；或條文過(guò)于具體，實(shí)際工作中又難以執行，或執行起來(lái)反而降低效率。
