根據流程的不同級別，流程圖有不同的表現形式，對于一級流程，通常用流程總圖，也就是企業(yè)價(jià)值鏈視圖表示，描述企業(yè)的價(jià)值創(chuàng )造模型；對于二級流程，通常用流程關(guān)系圖表示，描述企業(yè)內部各流程的流轉勾稽關(guān)系；對于三、四級流程，通常采用visio泳道圖表示，描述具體一件工作的開(kāi)展方式，涉及崗位等內容。本文將主要討論三四級visio泳道圖設計時(shí)的一個(gè)小技巧：依據流程頻次切割流程。
我們首先來(lái)看一個(gè)流程管理書(shū)籍上的例子，設備點(diǎn)檢流程，流程步驟如下：
設備管理專(zhuān)員收集設備技術(shù)資料——設備管理專(zhuān)員編制設備點(diǎn)檢標準——生產(chǎn)經(jīng)理審核——生產(chǎn)總監審批——設備管理專(zhuān)員編制設備點(diǎn)檢計劃——生產(chǎn)經(jīng)理審核——生產(chǎn)總監審批——設備管理專(zhuān)員組織執行設備點(diǎn)檢計劃——設備操作人員進(jìn)行日常點(diǎn)檢，做好記錄——設備管理專(zhuān)員匯總設備點(diǎn)檢資料——設備管理專(zhuān)員進(jìn)行定期點(diǎn)檢——設備管理專(zhuān)員編制點(diǎn)檢報告——生產(chǎn)經(jīng)理審核——生產(chǎn)總監審批——歸檔。
先不說(shuō)流程中的審批環(huán)節是否都為必要活動(dòng)，從流程的整體過(guò)程來(lái)看，該流程似乎沒(méi)什么問(wèn)題，從制定標準到執行，到總結歸檔，完整閉環(huán)。但是，我們從流程的實(shí)際運行與管理，從流程的使用對象與目的來(lái)看，這個(gè)流程描述，是存在一些問(wèn)題的。
流程圖中有開(kāi)始和結束，開(kāi)始表明該流程因某種情況而被觸發(fā)啟動(dòng)，按照設計的流程步驟逐次往下流動(dòng)，直到結束。這表明流程是有運行的頻次和周期性的，比如月度計劃編制流程是每個(gè)月運行一次，季度計劃編制流程是每個(gè)季度運行一次，2個(gè)流程就是獨立運行的。因此，我們看上述的設備點(diǎn)檢流程，可以把該流程分為制定點(diǎn)檢標準、點(diǎn)檢執行、編寫(xiě)點(diǎn)檢報告3個(gè)大的階段，制定點(diǎn)檢標準通常發(fā)生的頻次比較低，一次性制定好點(diǎn)檢標準，在每次點(diǎn)檢時(shí)按照這個(gè)標準執行就可以。編寫(xiě)點(diǎn)檢報告發(fā)生的頻次也較低，可能是對一個(gè)月點(diǎn)檢記錄的整理分析，也可能是一個(gè)季度點(diǎn)檢記錄的整理分析。而點(diǎn)檢執行則發(fā)生的頻次很高，有些設備可能每天都需要進(jìn)行點(diǎn)檢，做好記錄。那么問(wèn)題就出現了，這個(gè)流程里的步驟不是從開(kāi)始到結束單次循環(huán)的，在點(diǎn)檢執行階段將重復循環(huán)，因此該流程的每個(gè)節點(diǎn)的發(fā)生頻次是不同的。
三四級流程是崗位操作流程，使用對象是崗位員工，目的是明確各崗位員工的職責，因此，流程分割越清晰，越有利于他們理解和劃分責任?？梢愿鶕鞒痰牟煌l次對流程進(jìn)行適當切割，并且考慮對于一些發(fā)生頻次非常低的流程可以通過(guò)其他方式表現，并非一定是流程圖。上述設備點(diǎn)檢流程，如果在一個(gè)流程管理水平尚處于初級階段的企業(yè)，可以將設備點(diǎn)檢標準制定轉換為制度，把設備點(diǎn)檢執行通過(guò)流程圖的形式呈現，而設備點(diǎn)檢報告可以與設備定期回顧流程合并，把設備點(diǎn)檢分析作為設備定期回顧中的一項內容。
核心要點(diǎn)總結：流程的分割需要考慮流程的頻次，確保流程內部的步驟處于同一頻次，以確保流程的清晰度。
作者：漢哲咨詢(xún)集團 葉濤
掃描二維碼關(guān)注漢哲微信公眾號，查看更多資訊
