一、客戶(hù)介紹
該公司成立于2013年7月，是在北京市導航與位置服務(wù)產(chǎn)業(yè)公共平臺建設與運營(yíng)的過(guò)程中發(fā)展起來(lái)的位置服務(wù)產(chǎn)業(yè)的公共運營(yíng)服務(wù)與創(chuàng )新創(chuàng )業(yè)服務(wù)機構。
公司注冊資本30000萬(wàn)元人民幣，主要經(jīng)營(yíng)導航位置服務(wù)，技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)轉讓、技術(shù)咨詢(xún)、技術(shù)服務(wù)，產(chǎn)品設計、工程和技術(shù)研究與試驗發(fā)展等。自2013年以來(lái)，公司在打通位置服務(wù)產(chǎn)業(yè)鏈、促進(jìn)系統規?；瘧梅矫骈_(kāi)展了大量工作，陸續在大眾位置服務(wù)、物流、養老、養殖、消防、應急救援、共享單車(chē)、網(wǎng)約車(chē)、物聯(lián)網(wǎng)等領(lǐng)域積極拓展位置服務(wù)的應用場(chǎng)景。
目前，公司下設導航事業(yè)部、數據應用事業(yè)部、信息管理部、戰略發(fā)展部、商務(wù)部、財務(wù)管理部、行政人事部等部門(mén)。
二、項目需求/主要問(wèn)題
（一）項目背景
公司經(jīng)營(yíng)管理合法合規、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實(shí)完整、提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現發(fā)展戰略需要依靠系統、完善的內部控制體系作為保障。隨著(zhù)公司業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，應收賬款等方面出現的偶發(fā)性財務(wù)風(fēng)險使得公司領(lǐng)導對公司內部風(fēng)控能力產(chǎn)生擔憂(yōu)，開(kāi)始思考公司是否有很多潛在風(fēng)險未被識別及其可能給公司帶來(lái)的影響。
風(fēng)險管理和內部控制是組織管理體系中的重要組成部分，為了達成風(fēng)險系統化受控的目標，對公司基礎管理文件制度與流程體系建設提出了新的要求，公司成立時(shí)頒發(fā)的一系列制度與流程文件需要根據公司現階段的戰略發(fā)展、業(yè)務(wù)發(fā)展情況進(jìn)行修訂、整合，同時(shí)對制度與流程體系進(jìn)行調整、補充、完善。
在此背景下，建立符合戰略發(fā)展，與公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)模式、工作開(kāi)展方式、風(fēng)險識別與處理方式相適應的制度體系與內控體系，已成為促進(jìn)公司固化管理經(jīng)驗，持續提升公司風(fēng)險防控能力的重要任務(wù)。
（二）項目需求
本次制度與內控體系建設的工作內容，包括對當前組織、權限、制度體系運行情況進(jìn)行評估與診斷，對公司內部關(guān)鍵管理結點(diǎn)的風(fēng)險或潛在風(fēng)險進(jìn)行評估并建立內控缺陷列表，結合公司組織職能與業(yè)務(wù)特點(diǎn)搭建制度與流程體系框架，輔導制度修訂，對關(guān)鍵流程進(jìn)行描繪、評估與優(yōu)化，構建風(fēng)險控制矩陣及內控體系，編制《內部控制手冊》及《內部控制評價(jià)手冊》。
三、解決方案
（一）項目總體開(kāi)展思路
制度及內控體系建設工作按照4個(gè)階段16個(gè)步驟開(kāi)展，如下圖所示：
圖1：技術(shù)路線(xiàn)
（二）第一階段：組織與運行體系診斷
項目組主要從資料研讀、關(guān)鍵崗位訪(fǎng)談、制度流程梳理、內控缺陷梳理、各部門(mén)研討溝通等五個(gè)方面開(kāi)展工作：
1、項目組對公司當前公司發(fā)文、業(yè)務(wù)介紹、管理文件、工具表
單等資料進(jìn)行采集、匯總與分析；
2、圍繞公司業(yè)務(wù)與組織發(fā)展、項目管理、采購管理、合同管理等方面對公司的中高層領(lǐng)導及基層關(guān)鍵崗位的27位員工開(kāi)展了訪(fǎng)談，整理紀要7萬(wàn)余字；
3、對制度體系及收集到的80項制度進(jìn)行評估，發(fā)現公司制度體系在建設與執行過(guò)程中存在：未建立符合管理實(shí)際的制度框架體系、缺失“三重一大”等關(guān)鍵制度、缺乏完善的制度管理機制等問(wèn)題，單體制度存在內容的邏輯完整性不足、制度之間協(xié)調性不足、制度獨立存在的合理性、制度文本格式不一等問(wèn)題，并形成《單體制度評估文件》，為后期的制度優(yōu)化與改善提供了改進(jìn)方向與建議；
圖2：?jiǎn)误w制度評估模型
4、依據財政部等五部委發(fā)布的《企業(yè)內部控制基本規范》及配套指引，結合公司實(shí)際情況、訪(fǎng)談內容及制度評閱情況等，從組織架構、發(fā)展戰略、人力資源、社會(huì )責任等各個(gè)方面對公司的內部控制缺陷進(jìn)行了梳理，建立內部控制缺陷列表，并對缺陷進(jìn)行問(wèn)題描述、等級評定；
5、針對梳理的問(wèn)題，項目組與各部門(mén)進(jìn)行了二次溝通、逐一進(jìn)行研討及確認，初步形成了39項內控缺陷，并提出了相應的整改方向與建議。
圖3：內控缺陷列表
（三）第二階段：組織功能分析與制度流程框架搭建
組織功能分析是對公司業(yè)務(wù)及價(jià)值鏈的梳理，基于公司發(fā)展戰略及業(yè)務(wù)規劃，組織開(kāi)展了各部門(mén)組織職能梳理與制度、流程提煉的培訓，進(jìn)行部門(mén)職能梳理、優(yōu)化與完善，并將部門(mén)職能細化至三級。通過(guò)組織功能分析，總結公司主要業(yè)務(wù)流及各事項歸口管理情況，梳理發(fā)現投標管理、合同管理等部分事項無(wú)歸口管理部門(mén)或存在多個(gè)管理部門(mén)，不利于后續制度體系建設工作，通過(guò)及時(shí)報請領(lǐng)導決策進(jìn)行解決。
基于組織功能分析及前期對公司的了解，建立核決事項清單，明確各關(guān)鍵事項在部門(mén)之間的權限分配。核決事項清單對不同管控條線(xiàn)下的“關(guān)鍵權限事項”進(jìn)行梳理，厘清其權限邊界；部分關(guān)鍵權限事項從不同的角度來(lái)看，可能分屬于不同的管控層面或管控條線(xiàn)（如采購管理中采購付款也屬于財務(wù)管理），并不影響權限事項的決策運行：在實(shí)際運作中，該權限事項如果同時(shí)涉及多條權限，則必須按照滿(mǎn)足所有條線(xiàn)的權限規則來(lái)運行，即遵行“從嚴準則”。
圖4：財務(wù)核決事項清單
結合公司組織功能與業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在各部門(mén)對制度、流程梳理、提煉的基礎上，結合外部對標分析，同公司領(lǐng)導及各部門(mén)反復討論，最終形成公司治理、戰略與經(jīng)營(yíng)、財務(wù)管理、人力資源、法律事務(wù)、行政管理、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)及投標管理、采購管理、項目管理、研發(fā)管理、信息管理共計12大類(lèi)、75項制度；并明確了制度的“股東會(huì )—董事會(huì )—經(jīng)理層”的三級管控機制，依據制度的三級制度管控機制，優(yōu)化調整投標、采購、合同、財務(wù)、項目等不同條線(xiàn)的審批權限，公司的業(yè)務(wù)審批程序更加清晰，風(fēng)險防控更加有效。
圖5：制度體系
基于公司現有的業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)，優(yōu)化完善了覆蓋公司各項管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程框架，涵蓋11大類(lèi)共計82個(gè)流程，流程分類(lèi)如下圖所示：
圖6：流程體系
（四） 第三階段：制度流程體系評估優(yōu)化
1、明確制度編制的主責部門(mén)
在制度體系建設過(guò)程中，明確制度編制責任部門(mén)。在此基礎上，有部門(mén)負責人考慮部門(mén)內人員職責分工、員工能力等多方面因素，確定部門(mén)制度編寫(xiě)負責人。
2、選擇制度編寫(xiě)推進(jìn)方案
因公司規模較小，制度文件較少等原因，項目組通公司領(lǐng)導及相關(guān)部門(mén)討論后決定采取分批次進(jìn)行制度編制培訓，同步進(jìn)行制度編制及輔導工作，最后分批次上會(huì )決策的方式。
3、規范制度編寫(xiě)要求
由項目組出具制度編制模板及編寫(xiě)說(shuō)明并征得公司領(lǐng)導同意后，由項目組編寫(xiě)制度培訓課件。培訓涉及制度編寫(xiě)規范要求、制度質(zhì)量要求、制度編寫(xiě)審核程序及評審要求等內容。編寫(xiě)完成后，分部門(mén)進(jìn)行制度編制培訓工作，并下發(fā)制度編制模板。
4、制度編寫(xiě)的輔導與互動(dòng)機制
制度編寫(xiě)人員可隨時(shí)就制度編寫(xiě)過(guò)程中業(yè)務(wù)問(wèn)題、流程設置問(wèn)題、制度結構及邏輯等方面問(wèn)題與項目組進(jìn)行溝通。項目組定期與部門(mén)就制度整體情況進(jìn)行說(shuō)明及反饋，強化制度編寫(xiě)的合理性、可執行性以及編寫(xiě)效率。項目組深入與部門(mén)對接，了解公司業(yè)務(wù)運行特色，為編寫(xiě)出符合公司特點(diǎn)的制度提供了保障。
5、制度編寫(xiě)的審核機制
制度編寫(xiě)過(guò)程設定“部門(mén)內審—項目組審核—主管領(lǐng)導審核-綜合評審”的四重審核機制。
部門(mén)內審：在編寫(xiě)人員自查基礎上，部門(mén)內部對制度進(jìn)行復核，審查制度與現實(shí)業(yè)務(wù)的契合度，保證制度的落地性。
項目組審核：項目組在充分了解業(yè)務(wù)的基礎上，對制度業(yè)務(wù)內容完整性、流程銜接性、制度結構、內容邏輯、語(yǔ)言格式等進(jìn)行把關(guān)。
主管領(lǐng)導審核：主管領(lǐng)導立足于公司整體，對制度進(jìn)行最終審核。
綜合評審：一般制度由制度編寫(xiě)主責部門(mén)組織主管領(lǐng)導、業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)及項目組對制度進(jìn)行評審，認清制度所要解決核心問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)、掃清制度中存在盲點(diǎn)、打通業(yè)務(wù)流程的阻滯點(diǎn)，確保制度在指導業(yè)務(wù)實(shí)踐中的科學(xué)性、落地性與高效性；重點(diǎn)制度由制度編寫(xiě)主責部門(mén)牽頭組織公司經(jīng)營(yíng)決策層、業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)及項目組對本部門(mén)編寫(xiě)的、對公司業(yè)務(wù)實(shí)施有重要影響的制度進(jìn)行評審，立足于公司，對于重要業(yè)務(wù)的協(xié)同運轉進(jìn)行審視，確保符合公司政策導向，保障制度對于公司發(fā)展目標的促進(jìn)作用。
6、構建制度管理機制
建立制度全生命周期管理機制，從制度立項、起草、審核、發(fā)布、宣貫、執行、監督反饋、修訂廢止、獎懲等事項，通過(guò)管理規范進(jìn)行規定和要求。
7、繪制業(yè)務(wù)流程
基于成形的制度文件，項目組進(jìn)行流程圖繪制工作。繪制完成后，召集業(yè)務(wù)主責部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對流程文件進(jìn)行審核，反復討論、修訂后，形成流程匯編文件，指導公司主要業(yè)務(wù)的流轉。
（五） 第四階段：內控體系建設
1、編制內部控制手冊
基于前期調研診斷及項目組對公司業(yè)務(wù)了解的加深，依據財政部等五部委發(fā)布的《企業(yè)內部控制基本規范》，從公司內部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內部監督等五個(gè)方面開(kāi)展內控手冊編制工作，實(shí)現企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實(shí)完整、經(jīng)營(yíng)效率效果提升、實(shí)現發(fā)展戰略等目標。
項目組對公司業(yè)務(wù)從主要目標、主要風(fēng)險、權限指引、不相容職責、流程圖和控制矩陣、相關(guān)制度等方面進(jìn)行梳理，識別主要風(fēng)險點(diǎn)，針對性地提出控制措施并落實(shí)在相關(guān)制度內，提高公司風(fēng)險防控意識與能力。
圖7：《內部控制手冊》中控制活動(dòng)部分內容示例：人力資源管理
（六）建立內控評價(jià)機制
1、確定評價(jià)方式方法
在完成《內部控制手冊》編制后，還應建立確保內控體系有效運行的《內部控制評價(jià)手冊》與定期評價(jià)和反饋機制，對內部控制的五要素（內部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動(dòng)、信息與溝通和內部監督）進(jìn)行持續管理。
項目組同公司領(lǐng)導、主要業(yè)務(wù)部門(mén)對內控評價(jià)組織機構、關(guān)注內容、評價(jià)基本要求與評價(jià)方法、評價(jià)程序、評價(jià)工作的監督與考核及評價(jià)所需相關(guān)表單進(jìn)行研討，最終確定公司季度評價(jià)與年度評價(jià)相結合的評價(jià)方式。
圖8：季度評價(jià)與年度評價(jià)
2、建立內控評價(jià)指標庫
圍繞公司業(yè)務(wù)建立“內控評價(jià)指標庫”作為年度/季度評價(jià)時(shí)評價(jià)內容選取的依據。評價(jià)庫基于公司核心業(yè)務(wù)模塊建立，并圍繞核心模塊，對該核心模塊涉及的重要業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行細化。在此基礎上，對評價(jià)業(yè)務(wù)活動(dòng)所應參考的制度或流程進(jìn)行明確，從而為實(shí)施相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)評價(jià)提供具體依據。
圖9：內控評價(jià)指標庫
3、明確內控評價(jià)操作步驟
評價(jià)實(shí)施過(guò)程包括召開(kāi)評價(jià)會(huì )議、收集評價(jià)資料、開(kāi)展內控評價(jià)、認定控制缺陷、制定整改措施、匯總評價(jià)結果等環(huán)節，最終形成《風(fēng)險評估報告》。
四、實(shí)施效果
此次項目工作在公司與漢哲管理咨詢(xún)的共同努力下，圓滿(mǎn)的完成了預期目標。整體上，制度由先前的80余項優(yōu)化為75項，梳理創(chuàng )建流程82個(gè)，形成表單170余項。
（一）制度的系統性、邏輯性得到了進(jìn)一步加強
公司領(lǐng)導、各部門(mén)與項目組對制度體系框架（制度分類(lèi)、制度清單、制度主要內容范圍、主責部門(mén)等）進(jìn)行反復討論，設計了涵蓋12大類(lèi)、75項制度的整體框架，確保公司制度體系能夠覆蓋公司所有主要業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，并避免制度之間的沖突、交叉與空白。
（二）制度體系完備性進(jìn)一步提高
一方面，以業(yè)務(wù)鏈為主導，梳理各個(gè)業(yè)務(wù)線(xiàn)條，對關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節缺失的制度進(jìn)行補充完善，以填補業(yè)務(wù)鏈條上的盲點(diǎn)，打通業(yè)務(wù)鏈條上的阻滯點(diǎn)。如：市場(chǎng)開(kāi)發(fā)與投標管理模塊新增《投標管理制度》、《品牌宣傳與推廣管理制度》、《客戶(hù)信息管理制度》等，新增電商運營(yíng)管理模塊及《電商運營(yíng)管理制度》等。
另一方面，針對單個(gè)制度，按照PDCA循環(huán)、業(yè)務(wù)流、風(fēng)險管控等管理理念對制度內容框架及核心內容進(jìn)行梳理，并由主責部門(mén)與項目組進(jìn)行反復溝通討論，單項制度的合理有效性、與實(shí)際業(yè)務(wù)的契合性、執行效度與風(fēng)險防范性以及可落地性得到了進(jìn)一步深化。
（三）各責任主體分工更加明確
針對制度涉及的內容，梳理不同責任主體在同一管理事項上的權責分工，各責任主體在制度中的職責分工更加合理、權限更加明確，各業(yè)務(wù)板塊的工作界面更加的條理清晰，各項業(yè)務(wù)運轉更加協(xié)同而高效。
針對制度內容涉及的核心工作程序，繪制流程圖，對各責任主體在各環(huán)節的工作內容進(jìn)行規范，可視化流程設計對各責任主體關(guān)于流程的統一認識起到了良好的促進(jìn)作用。
（四）制度的規范性進(jìn)一步加強
針對制度文本不規范的問(wèn)題，項目組對制度文本格式、內容結構邏輯、主體稱(chēng)謂以及附件等的編寫(xiě)制定了標準模板以及編寫(xiě)說(shuō)明和培訓資料，并進(jìn)行多次宣貫，同時(shí)在編寫(xiě)過(guò)程中對編寫(xiě)人員進(jìn)行指導，確保制度內容與形式統一規范，大大改觀(guān)了以往制度內容雜亂、格式不一、主體不一致等狀況。同時(shí)，本次制度體系建設與優(yōu)化共創(chuàng )建流程82個(gè)、表單170余個(gè)，流程與表單的設計將更加有效的指導業(yè)務(wù)工作開(kāi)展。
（五）風(fēng)險控制將進(jìn)一步加強
本次制度建設自始至終堅持所有制度不得與國家有關(guān)政策方針、法律規范以及集團制度相違背，同時(shí)考慮公司內部制度之間的包容性，確保了制度的合法合規性。
同時(shí)依據《企業(yè)內部控制基本規范》對企業(yè)內部各業(yè)務(wù)條線(xiàn)的活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險識別，對原有制度內容范圍未覆蓋的重要、關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域內風(fēng)險點(diǎn)的防控措施進(jìn)行制度或制度內容的補充，使得制度體系同內控體系相輔相成。
（六）建立健全制度管理機制
公司以此次制度建設為契機，明確制度歸口部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、公司領(lǐng)導等不同主體在制度修編、審查、評審、會(huì )簽、審批、執行、評估等環(huán)節的職責分工，規范了相關(guān)工作的程序，建立健全了制度立改廢的長(cháng)效機制，形成制度的閉環(huán)管理機制。通過(guò)對陳舊、操作性不強、不能發(fā)揮作用的制度進(jìn)行廢止，對不符合管理要求，作用發(fā)揮不好的制度進(jìn)行修改完善，對業(yè)務(wù)開(kāi)展需要尚未建立的制度進(jìn)行補充，制度的時(shí)效性與可指導性進(jìn)一步加強，確保了制度建設與公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要的深度契合。
掃描二維碼關(guān)注漢哲微信公眾號，查看更多資訊
