為了更好地認識流程、分析流程以及對流程進(jìn)行重新設計，首先必須把流程用規范的方式描繪出來(lái)，這種直觀(guān)的、針對流程的圖形描繪方式，就是流程圖。通過(guò)流程圖，我們可以清楚地看出流程之間、流程內部的活動(dòng)之間的相互關(guān)系。
（一）流程圖的特點(diǎn)
流程圖的目的是通過(guò)圖示的方法使得流程易于閱讀和理解，這種方法很久以前就用于制造業(yè)的設計活動(dòng)，近些年來(lái)，隨著(zhù)信息技術(shù)和BPR的普及，流程圖得到了更廣泛的應用。歸納起來(lái)，這種方法具有如下優(yōu)點(diǎn)：
（1） 成果清晰實(shí)用
通常，圖形比文字更能清楚的解釋流程，它能夠使得流程為團隊的每一個(gè)人所了解，不管其學(xué)歷背景、專(zhuān)業(yè)背景如何；同時(shí)，流程的步驟清晰，不會(huì )產(chǎn)生如文字描述一樣的歧義；第三，它也是一種標準化的管理語(yǔ)言，能夠在不同國籍、不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的團隊之間毫無(wú)障礙地傳遞和交流。
（2）過(guò)程帶來(lái)啟發(fā)
流程圖的大部分價(jià)值體現在繪圖的過(guò)程中，而不是圖的本身。在繪制流程圖的過(guò)程中，員工充分討論，共享信息，從頭到尾繪制他們的工作過(guò)程于流程圖中，從而增加了對他人所承擔的工作任務(wù)的認識，以及引發(fā)了自己如何支持同伴完成任務(wù)的思考。同時(shí)，繪圖的活動(dòng)往往會(huì )激起團隊和個(gè)人的改進(jìn)欲望，明顯的浪費的、笨拙的、錯誤的程序和環(huán)節，在流程圖繪制的過(guò)程中往往會(huì )被發(fā)現和加以改進(jìn)。
當然，流程圖如果使用不當，也會(huì )帶來(lái)一些問(wèn)題，如：
（1）占用了過(guò)多的精力：有的人可能會(huì )過(guò)分專(zhuān)注于流程圖而忽視了其他工作，包括通過(guò)它要改進(jìn)的流程。
（2）自我封閉的流程設計：繪制流程圖的過(guò)程中，如果沒(méi)有公司職能部門(mén)或專(zhuān)家的參與和指導，容易變成對部門(mén)現有流程的簡(jiǎn)單圖形化，成為自我封閉的活動(dòng)。
（3）誤把流程圖當溝通手段：流程圖是一種有效的管理工具，但并不總是一種有效的溝通手段，對于某些正式的管理溝通，還需要適當的文本和匯報形式作為補充。
（二）流程圖的繪制方法
一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的單體流程圖相對比較簡(jiǎn)單，跟蹤活動(dòng)的移動(dòng)，記下活動(dòng)的名稱(chēng)和活動(dòng)之間的關(guān)系，把它們連接起來(lái)，就成了單體流程圖。
企業(yè)的綜合流程圖就比較復雜。首先要繪制公司級的綜合流程圖（也稱(chēng)：流程總圖），再根據需要繪制次級的綜合流程圖，在繪制公司級綜合流程圖時(shí)，要理清企業(yè)中有哪些主要的單體流程，這些單體流程之間的關(guān)系如何，其層次性又如何，也就是說(shuō)，通過(guò)高度概括，使得這些單體流程盡可能包含進(jìn)去，形成最高級主流程，再理清這些主流程之間的關(guān)系，從而繪制出企業(yè)的公司級綜合流程圖。由于不同的人對于次一級的單體流程是如何被濃縮為高一級的流程的看法上往往會(huì )出現分歧，由此往往導致高層次綜合流程圖的繪制出現困難。因此，在綜合流程圖的繪制過(guò)程中，流程管理小組的成員必須要能夠站在公司的高度，對企業(yè)的工作做通盤(pán)的考慮。
流程圖的繪制有以下三種制圖標準，適用于不同的需要：
1.ANSI流程圖標準
該標準以美國國家標準學(xué)會(huì )的標準為基準，是企業(yè)最為常用的流程圖繪制標準，其描述形式如圖2.3所示:
2.IDEFO流程圖標準
該標準是BPR流程圖常用的標準。這個(gè)標準是美國國防部在70年代制定的。IDEFO是國際定義(International DEFination)的縮寫(xiě)。雖然這個(gè)標準開(kāi)始時(shí)是作為軟件開(kāi)發(fā)工具制定的，但現在已經(jīng)被各類(lèi)制造業(yè)和服務(wù)業(yè)組織廣泛地作為一般流程圖工具使用，其描述形式如圖2.4所示：
3.ASME流程圖標準
對于展示細節的低層流程圖，一般選擇在制造業(yè)應用較為廣泛的標準ASME標準，即美國機械工程師學(xué)會(huì )(American Society of Mechanical Engineers)標準，這個(gè)標準已開(kāi)始應用于辦公室和服務(wù)環(huán)境下的流程描述。該方法有一個(gè)獨特的優(yōu)點(diǎn)，即：可以方便地評價(jià)流程的各個(gè)環(huán)節有否增值，其表現形式如圖2.5所示:
（三）流程圖的符號及釋義
一般來(lái)說(shuō)，流程圖中應用如下符號，各個(gè)符號代表著(zhù)不同的信息和涵義。
1．數據：平行四邊形表示數據，其中可注明數據名、來(lái)源、用途或其它的文字說(shuō)明。此符號并不限定承載數據的媒體形式。
2．活動(dòng)：矩形表示各種活動(dòng)。例如，執行一個(gè)或一組特定的操作，從而使信息的值、信息形式或所在位置發(fā)生變化，或是確定對某一流向的選擇。矩形內可注明活動(dòng)名或其簡(jiǎn)要功能。
3．特定活動(dòng)：帶有雙縱邊線(xiàn)的矩形表示已命名的特定活動(dòng)。該活動(dòng)為在另外地方已得到詳細說(shuō)明的一個(gè)操作或一組操作。矩形內可注明特定活動(dòng)名或其簡(jiǎn)要功能。
4．準備：六邊形符號表示準備。它表示修改一條指令或一組指令以影響隨后的活動(dòng)。例如，設置開(kāi)關(guān)，修改變址寄存器，初始化例行程序等。
5．判斷：菱形表示判斷或開(kāi)關(guān)。菱形內可注明判斷的條件。它只有一個(gè)入口，但可以有若干個(gè)可供選擇的出口，在對符號內定義各條件求值后，有一個(gè)且僅有一個(gè)出口被激活，求值結果可在表示出口路徑的流線(xiàn)附近寫(xiě)出。
6．循環(huán)界限：循環(huán)界限為去上角矩形或去下角矩形，分別表示循環(huán)的開(kāi)始和循環(huán)的結束。一對符號內應注明同一循環(huán)標識符?？筛鶕z驗終止循環(huán)條件在循環(huán)的開(kāi)始還是在循環(huán)的末尾，將其條件分別在上界限符內注明（如：當A>B）或在下界限符內注明（如：直到C
7.連接符：圓表示連接符，用以表明轉向流程圖的它處，或從流程圖它處轉入。它是流線(xiàn)的斷點(diǎn)。在圖內注明某一標識符，表明該流線(xiàn)將在具有相同標識符的另一連接符處繼續下去。
8．端點(diǎn)符：扁圓形表示轉向外部環(huán)境或從外部環(huán)境轉入的端點(diǎn)符。例如，程序流程的起始或結束，數據的外部使用起點(diǎn)或終點(diǎn)。
9．注解符：注解符由縱邊線(xiàn)和虛線(xiàn)構成，用以標識注解的內容。虛線(xiàn)須連接到被注解的符號或符號組合上。注解的正文應靠近縱邊線(xiàn)。請參看圖2.8給出的注解符使用示例。
10．流線(xiàn)：直線(xiàn)表示控制流的流向。
11．虛線(xiàn)：虛線(xiàn)用于表明被注解的范圍或連接被注解部分與注解正文，參看圖2.8。
12．省略符：若流程圖中有些部分無(wú)需給出符號的具體形式和數量，可用三點(diǎn)構成的省略符。省略符應夾在流線(xiàn)符號之中或流線(xiàn)符號之間，參看圖2.9。
13．并行方式:一對平行線(xiàn)表示同步進(jìn)行兩個(gè)或兩個(gè)以上并行方式的操作。并行方式的示例如圖2.10，圖中在處理A完成后才能進(jìn)行處理C、D和E。同樣，處理F要等處理B、C、D完成以后進(jìn)行。但處理C可以在處理D開(kāi)始和（或）結束前開(kāi)始和（或）結束。
（四）流程圖的基本結構形式
流程圖有以下幾種結構：
1.順序結構：簡(jiǎn)單的線(xiàn)性結構，各處理單元按順序執行。
2.選擇（分支）結構：對某個(gè)給定條件進(jìn)行判斷，條件為真或假時(shí)分別執行不同內容。
3.循環(huán)結構：循環(huán)結構有兩種基本形態(tài)：while型循環(huán)和do-while型循環(huán)。
（1）while型循環(huán)：其執行序列為，當條件為真時(shí)，反復執行A，一旦條件為假，跳出循環(huán)，執行循環(huán)緊后的語(yǔ)句。
（2）do-while型循環(huán)：其執行序列為，首先執行A，再判斷條件，條件為真時(shí)，一直循環(huán)執行A，一旦條件為假，結束循環(huán)，執行循環(huán)緊后的下一條語(yǔ)句。
（五）流程描述規則
在流程圖各部分的描述過(guò)程中，需要注意以下規則：
1.流程名稱(chēng)：由流程責任部門(mén)擬定，擬定時(shí)避免與已有的流程名稱(chēng)重復；
2.流程目的：流程存在的目的，即流程給公司以及部門(mén)帶來(lái)的價(jià)值或能夠解決的問(wèn)題；
3.適用范圍：流程的使用部門(mén)以及使用條件；
4.職責與分工：流程責任部門(mén)和執行部門(mén)在整個(gè)流程過(guò)程中的主要工作內容；
5.名詞釋義：對流程內容描述中的相關(guān)專(zhuān)有名詞進(jìn)行解釋?zhuān)?br />
6.流程內容：主要通過(guò)流程環(huán)節、流程參與崗位、相關(guān)記錄（流程中輸入或輸出文檔）、工作要求和準則（各個(gè)環(huán)節對應崗位工作內容描述）等幾個(gè)方面對流程工作流進(jìn)行刻劃；
7.相關(guān)制度及流程：本流程中所涉及的相關(guān)法律法規、公司制度、流程等；
8.相關(guān)記錄：流程運行期間，最初階段的輸入信息記錄、中間階段的過(guò)程信息記錄、最終的輸出信息記錄；
9.關(guān)鍵控制點(diǎn)：流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（流程中的重要環(huán)節，其工作質(zhì)量的好壞對整個(gè)流程的輸出成果影響很大）、評估內容（關(guān)鍵控制點(diǎn)上需要重點(diǎn)考查的工作內容）、評估標準（針對評估內容所設定的考核指標）、評估信息來(lái)源（獲取評估內容的主要渠道）、考核對象（關(guān)鍵控制點(diǎn)上所涉及的主要人員）、考核人選（對考核對象進(jìn)行考核的人員）等。
