規范的文書(shū)寫(xiě)作是行政機關(guān)和公司(企業(yè))執行規章制度和步入規范化管理的重要依據。對公文寫(xiě)作來(lái)說(shuō)，無(wú)論是闡述觀(guān)點(diǎn)、組織材料，還是結構布局、語(yǔ)言運用還是字體、字號等，都有一套特定嚴格的規范要求。
（一）公文類(lèi)文件的形式要求
根據不同的要求，公文文件包含不同的內容，但主體格式是基本一致的，內容要素主要包括版頭、主體、版記三個(gè)部分。
1. 版頭，是指公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)以上的部分。
一般來(lái)說(shuō)，版頭字體為仿宋，字號小初，加粗，文字顏色為紅色；分隔線(xiàn)為2.5磅粗直線(xiàn)。文字和分隔線(xiàn)均居中。
2. 主體，是指公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)（不含）以上的部分。
（1）主體從版頭下空一行開(kāi)始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫(xiě)、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進(jìn)行適當調整。
（2）標題一般用2號宋體字，加粗，編排于紅色分隔線(xiàn)下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱(chēng)，長(cháng)短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
（3）發(fā)文字號一般用3號仿宋，編排在標題下方，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱(chēng)，用六角括號“[ ]”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。
（4）正文一般用3號仿宋字，編排于發(fā)文字號下空一行的位置，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。數字、年份不能回行。
（5）附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。附件名稱(chēng)較長(cháng)需回行時(shí)，應當與上一行附件名稱(chēng)的首字對齊。
（6）發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文（或附件說(shuō)明）一行，發(fā)文單位一般向右對齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下，以發(fā)文單位為準，居中編排。成文日期中的數字應用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，要端正、居中下壓?jiǎn)挝蝗Q(chēng)和成文日期，印章用紅色，不得出現空白印章。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹率鹈?、印章或成文日期時(shí)，可以采取調整行距、字距的措施解決。
（7）附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
（8）附件：附件應另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題用2號宋體，加粗，居中編排。附件順序號和附件標題應當與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。
3．版記，是指公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)以下、末條分隔線(xiàn)以上的部分。
（1）版記中的分隔線(xiàn)：版記中的分隔線(xiàn)與正文邊距等寬，分隔線(xiàn)用0.75磅直線(xiàn)。首條分隔線(xiàn)位于版記中的第一個(gè)要素之上，末條分隔線(xiàn)與公文最后一頁(yè)的下邊緣重合。
（2）主送、抄送部門(mén)：一般用4號仿宋，在印發(fā)日期之上、左空一字編排。“主送”“抄送”二字后加全角冒號和報送部門(mén)全稱(chēng)，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)報送部門(mén)名稱(chēng)后標句號。既有主送部門(mén)又有抄送部門(mén)時(shí)，主送部門(mén)應置于抄送部門(mén)之上一行，之間不加分隔線(xiàn)。
（3）印發(fā)單位和印發(fā)日期： 印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號仿宋，編排在末條分隔線(xiàn)之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細分隔線(xiàn)隔開(kāi)。
（4）頁(yè)碼：一般用4號宋體阿拉伯數字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應當連續編排。
（二）公文處理與公文管理。
1.發(fā)文處理
發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫(xiě)《公文稿紙》、按照《發(fā)文流程》分別由承辦部門(mén)負責人審核、分管領(lǐng)導會(huì )簽、總經(jīng)理批示、行政部門(mén)（如：辦公室）人員編寫(xiě)文號、用印、分發(fā)、存檔等。
（1）擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門(mén)負責，涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)的，由主辦部門(mén)和協(xié)辦部門(mén)協(xié)商起草。
（2）分送：擬稿人草擬好公文，并填寫(xiě)《公文稿紙》，首先交由部門(mén)負責人審核簽字；之后交由分管領(lǐng)導會(huì )簽；最后報總經(jīng)理批示。
（3）修改：如公文在審核、會(huì )簽過(guò)程中需要做重大修改，應注明具體修改意見(jiàn)，并交由承辦部門(mén)進(jìn)行修改，之后重新履行公文的流轉審核程序。
（4）公司所有公文統一由行政部門(mén)（如：辦公室）進(jìn)行編號、用印、分發(fā)和存檔，有領(lǐng)導指示的，應附批復件。
（5）公文發(fā)布之前的會(huì )簽，應按照公司規定的權限執行。一般情況下，以部門(mén)名義行文的公文由部門(mén)負責人簽發(fā)，以公司名義行文的一般性公文由分管領(lǐng)導簽發(fā)，涉及全局性的重要公文，酌情由總經(jīng)理、董事長(cháng)批示和簽發(fā)。
2.收文處理
收文處理程序包括：登記、填寫(xiě)《文件呈閱表》、按照《收文流程》進(jìn)行分送、承辦、催辦、答復、存檔等。
（1）登記。公司所有公文均應做好記錄。公司內部公文原則上對口受理；其他外部收文，如無(wú)明確目標部門(mén)，則統一由行政部門(mén)負責處理。行政部門(mén)收文后，應逐件清點(diǎn)，核對無(wú)誤后，填寫(xiě)《文件呈閱表》，做好編號。
（2）分送。行政部門(mén)根據公文內容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與《文件呈閱表》一并交由公司領(lǐng)導批示。
（3）承辦。按照公司領(lǐng)導的最終批示，將公文及時(shí)送達承辦部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應當明確主辦部門(mén)。緊急公文還需明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對交辦的公文應及時(shí)辦理，有辦理時(shí)限要求的應在規定時(shí)限內辦理完畢。
（4）催辦和答復。收文部門(mén)要及時(shí)了解公文辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期處理，緊急公文可由專(zhuān)人負責催辦。對公文的辦理結果，收文部門(mén)應及時(shí)答復來(lái)文單位。
（5）存檔。收文流轉結束后，由行政部門(mén)歸檔，以確保文檔的完整。
（6）任何部門(mén)和個(gè)人收到公文，應及時(shí)送達行政部門(mén)，按規定程序辦理。
3.保密規定
（1）未經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的公文不得分發(fā)；
（2）已簽發(fā)的保密文件應由專(zhuān)職人員統一收發(fā)、歸檔和銷(xiāo)毀，內容不得泄漏和外傳；
（3）已歸檔的公文如需查閱，應按公司保密管理規定、檔案管理規定借閱。
